در مقاله‌ی ” آیا مشکل درستی را حل میکنید؟ ” پاسخی برای مشکلات اصلی تیمتان پیدا میکنید. در سراسر جهان افراد در سازمان ها به سختی کار می کنند تا راهکارهای مناسبی را برای مسائل یا مشکلاتی که احساس می کنند پیدا کنند. مسائلی که واقعا اهمیتی ندارد اما برایشان درگیری ذهنی ایجاد میکند. کارمندان ممکن است به طور کامل از علت اصلی نارضایتی خود آگاه نباشند. به همین خاطر است که مشکلات واقعی اغلب نادیده گرفته می شوند. در نهایت، با اینکه به مشکلات بیان شده رسیدگی میشود اما علت واقعی رفع نشده و در آینده باز هم دردسرساز میشود.
وقتی افراد شروع به صحبت کردن با شما درباره مشکل موجود می کنند، چیزی که آنها می گویند به ندرت همان مسئله واقعی است. اما یادمان باشد مسائلی که کارمندان به زبان می آورند نشانه مشکلات عمیق و اساسی تری است. وقتی برای حل این مسائل خیلی سریع دست به کار می شوید، سه حالت ممکن است پیش بیاید : اینکه روی مسئله اشتباه کار کنید، کاری را بکنید که تیمتان باید انجام دهد و در نهایت کارتان به نتیجه نرسد.
شما دارید یک مسئله اشتباه را حل می کنید!
ممکن است روش فوق العاده ای برای حل مشکلاتی که تیمتان از آن حرف می زند، پیدا کرده باشید. هرچند مشکلی که آنها در باره‌اش حرف می زنند به احتمال زیاد همان مشکل واقعی که باید حل شود نیست. روابط محل کار می تواند پیچیده باشد و کارمندان ممکن است در مورد درگیری‌ها یا مسائل با همکاران احساس راحتی نکنند. آنها ممکن است هرچیزی را توصیف کنند : یک نشانه، یک مشکل ثانویه، باقی مانده‌ای از مشکل قبلی، حتی خیلی وقت‌ها راه حل نصف و نیمه ای که خوب بیان نشده باشد.
برای مثال کارمندان ممکن است بر روی مسائل فوری و ملموس مانند حقوق یا شرایط اداری یا کار زیاد تمرکز کنند. درحالی که مشکل عمیق تر می تواند عدم شناخت یا احساس کم ارزشی باشد. این می تواند مسائل واقعی را که باید به آنها پرداخته شود را پنهان کند.
مشکل واقعی چیست؟
زمانتان را صرف مسئله واقعی کنید، نه صرفا اولین مسئله کنجکاوی که می تواند شما را به جهت مناسب هدایت کند. شروع به پرسشگری کنید. با سوال خوب پرسیدن می توانید مه را کنار بزنید و به عمق موضوع پی ببرید.
بدون یک سوال خوب، یک جواب خوب راه به جایی نمی‌برد. “کلیتون کریستنسن”
در اینجا چندین استراتژی برای غلبه بر این جنس شرایط را ذکر می کنیم :
پرسش متمرکز میتواند مه را کنار بزند!
نمونه سوال هایی از سوالات کاوشگری :
- سوالات شفاف سازی: “میشه توضیح بدی که منظورت چیه؟” ، “آیا شما می توانید به من مثالی ارائه دهید؟”
- سوالات اکتشافی: «به نظر شما علت اصلی این موضوع چیست؟ ، “در مورد این وضعیت چه احساسی داری؟”
- سوالات تأملی: “فکر می کنی چرا این اتفاق افتاد؟” ، “چه کاری می توانستید متفاوت انجام دهید؟”
- سوالات پیامد: “فکر می کنی اگر این روند ادامه پیدا کند چه اتفاقی می افتد؟” ، “این چگونه ممکن است بر اهداف شما تأثیر بگذارد؟”
نکاتی برای استفاده از پرسش‌های کاوشگر:
- صبور باشید: به فرد فرصت دهید تا فکر کند و پاسخ دهد. سکوت می تواند قدرتمند باشد و اغلب به بینش های عمیق تر منجر می شود.
- خنثی بمانید: از سؤالات پیشروی که پاسخ خاصی را پیشنهاد می کنند اجتناب کنید. لحن خود را خنثی نگه دارید تا پاسخ های صادقانه را تشویق کنید.
- فعالانه گوش کنید: با تکان دادن سر، حفظ تماس چشمی و خلاصه کردن آنچه شنیده اید، نشان دهید که در حال گوش دادن هستید.
- پیگیری کنید: از سؤالات بعدی برای عمیق تر کردن بر اساس پاسخ اولیه استفاده کنید. به عنوان مثال، “می توانید در مورد آن بیشتر به من بگویید؟”
جنبه های کلیدی مشاهده الگوهای ارتباطی :
این جنبه ها به دو دسته تقسیم بندی میشوند که در ادامه هر کدام را به طور مجزا بررسی میکنیم.
نشانه های کلامی :
- پارالبانگی: به عناصر صوتی همراه با گفتار، مانند لحن، زیرو بم صدا و حجم اشاره دارد. این عناصر می توانند احساسات و نگرش ها را منتقل کنند. مثلا صدای پایین ممکن است نشان دهنده جدیت باشد.
- تکرار: توجه داشته باشید که آیا کلمات یا عبارات خاصی به طور مکرر تکرار می شوند. این می تواند نشان دهد که چه چیزی برای گوینده مهم تر یا نگران کننده است.
- لحن و عاطفه: به لحن صدا و عبارات احساسی توجه کنید. اینها می توانند بینشی در مورد احساسات و نگرش های گوینده ارائه دهند که برای رسیدن به عمق موضوع به ما کمک می کند.
نشانه های غیر‌کلامی :
- زبان بدن: حرکات، حالات صورت و وضعیت بدن را در نظر بگیرید. زیرا می تواند نشان دهنده اعتماد به نفس، باز بودن، حالت تدافعی یا عصبی بودن باشد. سیگنال‌های غیر‌کلامی اغلب بیشتر از کلمات به تنهایی انتقال می‌دهند.
- تماس چشمی: میزان و نوع تماس چشمی می تواند نشان دهنده اعتماد به نفس، علاقه یا ناراحتی باشد.
درک و استفاده از نشانه های غیر کلامی می تواند ارتباطات را تقویت کند و به ایجاد روابط بهتر، هم از نظر شخصی و هم از نظر حرفه ای کمک کند.
الگوهای رفتاری :
ثبات: به دنبال رفتارهای ثابت در طول زمان باشید. این می تواند به شناسایی سبک های ارتباطی معمول یا مسائل تکرار شونده کمک کند.
محرک ها: مشخص کنید چه چیزی باعث واکنش ها یا رفتارهای خاص می شود. درک محرک ها می تواند به رفع مشکلات اساسی کمک کند.
تکنیک 5 چرایی :
این تکنیک، یک روش حل مسئله است که برای کشف روابط علت و معلولی زیربنای یک مشکل خاص استفاده می شود.
تکنیک “5 چرا” ابزاری ساده و در عین حال قدرتمند است که برای شناسایی علت اصلی یک مشکل با پرسیدن مکرر سوال “چرا؟” استفاده می شود. این روش در ابتدا توسط ساکیچی تویودا، بنیانگذار صنایع تویوتا توسعه داده شد و به طور گسترده در تولید ناب و متدولوژی های شش سیگما استفاده می شود.
روش کار این تکنیک :
اول مشکل را شناسایی کنید، مشکلی که با آن روبرو هستید را به وضوح بیان کنید.
بعد بپرسید ” چرا؟ “؛ بپرسید ” چرا مشکل پیش آمده ” و پاسخ را یادداشت کنید.
سپس برای هر پاسخ، از نو بپرسید “چرا؟”. این روند را تا زمانی که به علت اصلی مشکل برسید ادامه دهید. معمولاً پس از پنج بار تکرار، اگرچه ممکن است بیشتر یا کمتر باشد، به جوتب خواهید رسید.
مثالی از روش کار :
مشکل: پروژه عقب مانده است.
- چرا اول: چرا پروژه عقب مانده است؟ تیم چندین ضرب الاجل را از دست داد.
- چرا دوم: چرا تیم چندین ضرب الاجل را از دست داد؟ وظایف به وضوح مشخص نشده بود.
- چرا سوم : چرا وظایف به وضوح تعریف نشده است؟ الزامات پروژه به خوبی درک نشده بود.
- چرا چهارم: چرا الزامات پروژه به خوبی درک نشده است؟ عدم ارتباط بین کارفرما و تیم پروژه وجود داشت.
- چرا پنجم: چرا عدم ارتباط وجود داشت؟ هیچ جلسه منظمی برای بحث در مورد پیشرفت ها و مسائل برنامه ریزی نشده بود.
این تکنیک آسانی است برای استفاده و درک بهتر مشکل و بدون نیاز به ابزار یا داده های پیچیده که به سرعت انجام می شود. البته کیفیت پاسخ ها به آگاهی و صداقت شرکت کنندگان بستگی دارد.
خلاصه ای از استراتژی ها:
گاهی اوقات کارمندان زبان یا درک درستی برای بیان مشکلات واقعی خود ندارند. پس برای کشف و رسیدگی به مسائل پنهان سازمان ها می توانیم از استراتژی هایی مانند: پرسشگری، نشانه های کلامی و غیر کلامی و تکنیک 5 چرایی استفاده کنیم. همچنین با پرورش فرهنگ اعتماد، محیط ایمن ایجاد کنیم تا کارکنان احساس ارزشمندی و اعتماد کنند، که به آنها کمک می کند تا در مورد مسائل واقعی خود صحبت کنند. با پرداختن به این مشکلات اساسی، سازمان ها می توانند رضایت کارکنان و روحیه کلی محل کار را بهبود بخشند.
همچنین بخوانید : راهکار هایی برای پیدایش تحولی اساسی برای رهبری موثرتر شما!
منابع :